Perancangan E-Arsip (Sistem Persuratan Dan Kearsipan Elektronik) Di Kelurahan Mojo

Abstract

Document management is a crucial aspect of the functioning of any organization, including the Mojo Village Office. Efficiently organizing the storage and access of documents is vital for office operations and services to the community. Manual archiving processes often face various challenges such as disorganized storage, delays in document retrieval, risk of loss or damage, and limited storage space. These issues can be addressed by designing and creating an information system that can manage document archiving in a computerized manner, making the archiving process easier for users. The research method used in this study is the SDLC (System Development Life Cycle) waterfall model, which involves requirements analysis, system design, implementation, testing, and maintenance. The information system developed in this study uses the PHP programming language and MySQL database. The aim of this research is to create a document archiving information system that can enhance the efficiency and effectiveness of document management at the Mojo Village Office and facilitate users in the process of searching, accessing, and managing documents.

Pengelolaan dokumen adalah aspek krusial dalam fungsi setiap organisasi, termasuk di Kantor Kelurahan Mojo. Mengatur penyimpanan dan akses dokumen dengan efisien sangat penting untuk operasional kantor dan layanan kepada masyarakat. Proses kearsipan manual seringkali menghadapi berbagai kendala seperti ketidakrapihan penyimpanan, keterlambatan dalam pencarian dokumen, risiko kehilangan atau kerusakan serta keterbatasan ruang penyimpanan. Masalah tersebut dapat diatasi dengan merancang dan membuat sistem informasi yang dapat mengelola kearsipan dokumen secara komputerisasi yang dapat mempermudah pengguna dalam proses kearsipan. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah SDLC (System Development Life Cycle) model waterfall yang melibatkan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan sistem. Sistem informasi yang dihasilkan pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi kearsipan dokumen yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen di Kantor Kelurahan Mojo serta dapat memudahkan pengguna dalam proses pencarian, akses dan manajemen dokumen